Tutorial: Subir y compartir archivos en Google Docs

Desde que Google Docs nos permite subir cualquier tipo de archivo (con un máximo de 250 MBs por archivo) , se ha convertido  en una gran manera de compartir ZIPs, MP3, o lo que se nos ocurra.

Y creo que es buen momento para crear un minitutorial para explicar los pasos a seguir, si es que queremos subir y compartirlos. Además, veremos cómo compartir una carpeta con múltiples usuarios, convirtiéndolo en un lugar donde las personas invitadas a dicha carpeta, podrán subir todo tipo de archivos.

 

Subir archivos a Google Docs

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El proceso es sencillo, básicamente porque es el mismo de siempre. Basta con hacer click en el botón de “Subir”, y elegir nuestro archivo.

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Ahora, sin embargo, vale la pena utilizar la opción de “Carpeta”, que se encuentra en la parte inferior, justo antes de presionar “Iniciar Subida”. Por qué? Ya que ahora Google Docs sirve para mucho más que documentos de texto, cuadros o presentaciones, es una buena idea generar un orden de archivos. Pueden, por ejemplo, crear una carpeta que se llame “Files” o “Archivos”, y crear subcarpetas aquí dentro.

Además, ayudará cuando quiera compartir una carpeta específica con múltiples usuarios.

Una vez empezada la subida, basta con esperar para a que ésta termine:

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Compartir el Archivo

Cuando la descarga esté completada, podremos hacerle click al nombre del archivo (o desde la página principal de Google Docs). Si se trata de un documento u otro formato reconocido por Google Docs, nos mostrará una vista previa. En este caso, al tratarse de un video, no contamos con una vista previa, siendo la única opción la de descargarlo:

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Sin embargo, si le dan click a la opción de “Compartir”, verán todas las opciones disponibles.

Invitar a usuarios: Enviará una notificación por email a los usuarios con los que queremos compartir el archivo, para que así puedan descargarlo

Obtener el enlace para compartir:  Nos dará un enlace para poder compartir el archivo con múltiples personas. Al darle click, nos permitirá decidir si queremos darle un acceso a todos; es decir, no será necesario haber invitado a la persona, ni que ésta se encuentre loggeada a Google Docs (en pocas palabras, un Link público). Asegúrense de darle click a “Guardar y Cerrar” luego de elegir la opción de volver al archivo público.

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Por último, podemos ver quiénes tienen acceso al archivo, además de tener la opción de Enviar por correo electrónico como archivo adjunto.

 

Cómo compartir carpetas?

Es un proceso similar al de compartir archivos. Una vez que seleccionamos la carpeta de Google Docs que queremos compartir desde el panel de la izquierda, simplemente seleccionamos la opción que dice “Compartir esta carpeta”:

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Así la verán los usuarios, estén o no registrados:

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Como pueden ver, Google Docs se ha vuelto una muy cómoda manera de compartir archivos entre uno o más usuarios. Y la idea de tener carpetas compartidas, significa que es una práctica manera de llevar a cabo un proyecto con múltiples personas, donde cada uno sube los archivos necesarios a dicha carpeta (algo similar a drop.io). Y ustedes? Ya están utilizando Google Docs para compartir más que Documentos?