Desde que Google Docs nos permite subir cualquier tipo de archivo (con un máximo de 250 MBs por archivo) , se ha convertido  en una gran manera de compartir ZIPs, MP3, o lo que se nos ocurra.

Y creo que es buen momento para crear un minitutorial para explicar los pasos a seguir, si es que queremos subir y compartirlos. Además, veremos cómo compartir una carpeta con múltiples usuarios, convirtiéndolo en un lugar donde las personas invitadas a dicha carpeta, podrán subir todo tipo de archivos.

 

Subir archivos a Google Docs

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El proceso es sencillo, básicamente porque es el mismo de siempre. Basta con hacer click en el botón de “Subir”, y elegir nuestro archivo.

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Ahora, sin embargo, vale la pena utilizar la opción de “Carpeta”, que se encuentra en la parte inferior, justo antes de presionar “Iniciar Subida”. Por qué? Ya que ahora Google Docs sirve para mucho más que documentos de texto, cuadros o presentaciones, es una buena idea generar un orden de archivos. Pueden, por ejemplo, crear una carpeta que se llame “Files” o “Archivos”, y crear subcarpetas aquí dentro.

Además, ayudará cuando quiera compartir una carpeta específica con múltiples usuarios.

Una vez empezada la subida, basta con esperar para a que ésta termine:

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Compartir el Archivo

Cuando la descarga esté completada, podremos hacerle click al nombre del archivo (o desde la página principal de Google Docs). Si se trata de un documento u otro formato reconocido por Google Docs, nos mostrará una vista previa. En este caso, al tratarse de un video, no contamos con una vista previa, siendo la única opción la de descargarlo:

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Sin embargo, si le dan click a la opción de “Compartir”, verán todas las opciones disponibles.

Invitar a usuarios: Enviará una notificación por email a los usuarios con los que queremos compartir el archivo, para que así puedan descargarlo

Obtener el enlace para compartir:  Nos dará un enlace para poder compartir el archivo con múltiples personas. Al darle click, nos permitirá decidir si queremos darle un acceso a todos; es decir, no será necesario haber invitado a la persona, ni que ésta se encuentre loggeada a Google Docs (en pocas palabras, un Link público). Asegúrense de darle click a “Guardar y Cerrar” luego de elegir la opción de volver al archivo público.

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Por último, podemos ver quiénes tienen acceso al archivo, además de tener la opción de Enviar por correo electrónico como archivo adjunto.

 

Cómo compartir carpetas?

Es un proceso similar al de compartir archivos. Una vez que seleccionamos la carpeta de Google Docs que queremos compartir desde el panel de la izquierda, simplemente seleccionamos la opción que dice “Compartir esta carpeta”:

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Así la verán los usuarios, estén o no registrados:

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Como pueden ver, Google Docs se ha vuelto una muy cómoda manera de compartir archivos entre uno o más usuarios. Y la idea de tener carpetas compartidas, significa que es una práctica manera de llevar a cabo un proyecto con múltiples personas, donde cada uno sube los archivos necesarios a dicha carpeta (algo similar a drop.io). Y ustedes? Ya están utilizando Google Docs para compartir más que Documentos?

  • Me gusta mucho la idea que google deje subir ahora cualquier archivo, el unico problema es la direccion a compartir que genera, es demasiado extensa. Se puede recurrir a acortadores pero es otro proceso mas. Deberia existir una manera de hacerlo mas corta la direccion a compartir de un archivo o carpeta.

  • Muy interesante y atractivo el servicio.

  • Jorge

    Buen post, me acabas de animar a usar este servicio!!

    Saludos,
    Jorge.

  • roydan

    Interesante como ha cambiado este servicio de google. lo probaré

  • Yin

    Si muy genial, funcionó hasta que cambiaron la forma de hacerlo, ya no es “obtener enlace para compartir”, sino “Configuración del uso compartido”, sigo todos los pasos normal y al enviar el enlace éste no funciona como antes, es decir, sin necesidad de tener una cuenta gmail. ¿qué estoy haciendo mal, como se comparte ahora un archivo en docs?
    De antemano gracias por su valiosa ayuda.

  • Hola Arturo

    Nuevamente felicidades por tu pagina

    Tengo una situación

    Quiero compartir un archivo en google documents
    Elegí 2 de cuentas de correo uno que tiene acceso para editar y otro que pueda solo ver.

    Inicialmente encontré que para acceder deben entrar a la cuenta de google para poder ver el archivo, luego configuré para que a través de un link puedan acceder al archivo , pero los 2 lo pueden modificar , luego revisando el tema encontré que existe otra forma generar un link pero solo para ver el archivo aunque uno de ellos tenga la propiedad de editar.

    En fin la pregunta es

    hay una forma única donde yo pueda elegir por lo menos 2 cuentas de correo a uno colocarle que puede editar el archivo al otro que solo puede ver, y mandarles el correo para que lo reciban y puedan trabajar de acuerdo al permiso todo en un solo paso porque lo estoy intentando y no me funciona.

    nota: las cuentas de los 2 usuarios no son de gmail.

    Gracias por la atención prestada.

    Gracias por la atenciòn