A veces, me sorprende ver la bandeja de entrada de algunos conocidos. No es poco común encontrar un Inbox con absolutamente todos los mensajes recibidos hasta ese entonces, siguiendo eternamente en un millón de páginas. Tampoco es inusual, ver casillas "casi" vacías, pero cuando entramos a "Todos", nos damos cuenta de la similitud a un closet que ha sido llenado hasta más no poder, y está esperando que alguien se aventure a abrirlo para tirarle todas las cosas encima.

Por eso, se me ocurrió que no sería mala idea darle un vistazo a dos funciones de Gmail que deberían ser parte integral de nuestro uso cotidiano del mismo. De hecho, en realidad son las dos principales razones por las cuales lo prefiero al resto de clientes web: El archivado de mensajes, y los filtros y etiquetas.

 

Nota: Para que los atajos de teclado que se mencionan en el artículo  funcionen, tienen que activar la opción en las preferencias de Gmail. Vayan a configuración, y luego activen las configuraciones de teclas:

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Quieren conocerlas todas? Denle un vistazo a este link 

 

Archivado de mensajes

 

Empecemos por lo básico. Es una función bastante simple. Basta con presionar "Archivar" en el menú:

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Para que Gmail deje de mostrarlo en el Inbox, y lo muestre en "Todos".

Para qué: Porque una de las cosas más anti-producentes, es tener una bandeja de correo llena. No se sienten un poco "cargados", cuando ven que tienen todavía 300 emails por leer?

Imagínense el Inbox como un espacio físico real, como un cuarto. Ahora, imaginen que está lleno de papeles por todos lados, de mensajes que hemos leído y que no. No preferirían meter todo esto en un cajón, o un archivador, y mantener el cuarto ordenado? Esa es la idea detrás del archivado. Es mucho más placentero ver una bandeja de entrada de correo casi vacía, que verla llena de correos leídos.

Por ello, es importante crearnos un hábito: Decidir, en el instante, qué hacer con ese correo que acabamos de leer. Lo eliminamos? Lo vamos a responder (ahora, más tarde)? Lo guardamos?. 

Si lo vamos a eliminar, pues en buena hora. Muevan su mouse hacia ese botón de "Suprimir", y listo. O más fácil todavía, presionen Shift-3 (Option 3 en OS X), y adiós mensaje.

Lo quieren guardar para futuro uso? Aquí es donde el archivar entra en acción. Presionen el botón, o nuevamente recurran a los atajos y presionen "y", para que desaparezca del inbox, y quede guardado en "Todos".

Quieren agregarle una estrella? Basta con presionar "S" en el teclado, que es una manera rápida de destacar mensajes.

 

 

Filtros y Etiquetas

 

Imagen 2 Claro, mantener la bandeja de Recibidos limpia se ve bien y todo, pero tampoco queremos que, cuando veamos el archivo, sea básicamente lo mismo que acabamos de limpiar, no? Es como ocultar la tierra debajo de la alfombra.

Y aquí es donde los filtros y etiquetas entran en acción. Para qué? De esta forma, podremos categorizar nuestros correos de acuerdo a la persona que lo envía, o lo que contenga el mensaje, y muchas otras cosas más.

 

 

Ejemplo: Digamos que se han suscrito al boletín de noticias de esta página, y otras más, para recibir las noticias (como este artículo) una vez al día. Sin embargo (malditos sean!) estos intrusivos boletines se están apoderando de la bandeja de entrada, quizás porque no tuvimos tiempo de leerlos, o nos fuimos de vacaciones.

Pues bien, con los filtros, podemos indicarle a estos boletines que se vayan a su propia etiqueta (una llamada "boletines", por ejemplo), y que ni aparezcan en bandeja de entrada. Ya si queremos leerlos, pues nos dirigimos a la etiqueta en sí.

Y aparte de esto, podemos usarlo para definir, por ejemplo, cuando nos llegan mails de esa "persona especial", etiquetarlo de un color específico, ponerle una etiqueta especial, y más.

 

Como pueden ver, usando una mezcla de filtros, etiquetas y archivado, tendremos un correo mucho más ordenado y fluido.

Pero bueno, pasemos al paso a paso:

 

Paso 1: Creando la etiqueta

Primero, vamos a definir lo que vamos a crear. En este ejemplo, me he mandado yo mismo un mail a otra cuenta, y definiremos que cada mail que llegue de esta persona, tenga su propia etiqueta y se saltee la bandeja de entrada. Asi que lo primero que haremos, es ir a configuración / Etiquetas

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Como son mails míos, y supuestamente se tiene una continua correspondencia con esta persona, le daremos, pues, el nombre de arturogoga a la etiqueta.

Imagen 3

 

Paso 2: Crear el filtro

Ahora, definiremos cómo hacer para que los correos que vengan de "Arturo Goga", vayan a parar a la etiqueta "arturogoga" y se salteen la bandeja de entrada.

Así que, vamos a Filtros / Crear un filtro nuevo

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Como pueden ver en la foto (click para agrandar), podemos añadir bastantes variables para encontrar los mensajes que queremos etiquetar. Este caso, al ser sólamente para explicar lo básico, solamente utiliza el "De:". Aqui, ponemos Arturo Goga, y click en siguiente.

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Aquí activaremos dos opciones: "Omitir Recibidos" (que hará que se saltee el inbox), y "Aplicar la etiqueta", eligiendo, de la lista, la etiqueta que creamos en el paso uno. Si ya tienen mensajes que se aplican a esta categoría, no se olviden ponerle check a la opción al lado de "Crear un Filtro" (llamada: aplicar también filtro a las x conversaciones a continuación".

En la parte inferior de esta ventana, podrán ver si el filtro está funcionando o no. Si aparecen más mensajes de los que deseamos, o no aparece ninguno, tendremos que cambiar algunas opciones en el paso anterior (click en atrás).

Si, todo está conforme, le damos click a "Crear un Filtro", y listo! Verán que ahora los mails enviados por "Arturo Goga" ya no aparecen en el inbox, sino en la etiqueta de la barra lateral:

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Otro tipo de Filtros

 

Un último ejemplo. Si queremos crear ese filtro para etiquetar los boletines que nos llegan, tendríamos que, primero, crear una etiqueta llamada "Boletines".

Luego, en Filtros / Crear un Filtro, crear un filtro con:

DE: arturogoga – tecnologia para todos

Y luego, crear otro filtro más, para el resto de boletines, y que todos los etiquete con "Boletines".

 

Conclusion

Como pueden ver, usar filtros, etiquetas, y la función de archivado de Gmail son poderosas herramientas, fáciles de usar, que aliviarán bastante nuestra batalla diaria por mantener un inbox limpio, ordenado.

Y juntando esto con el poderoso motor de búsqueda de Gmail, nos aseguramos que podremos encontrar cualquier correo que necesitemos, en un santiamén.

Si tienen alguna otra duda con Gmail, o les gustaría ver alguna otra función explicada a fondo, no duden en dejarlo en los comentarios.

  • Gracias Arturo, muy bueno, en especial para los que se nos llena la bandeja de entrada y se vuelve un caos.Saludos!

  • siempre quise hacer un tutorial de esto… la flojera siempre me ganó, y mira tu como llegas a salvarme el día xD!

  • dchawk

    muy bueno el tutorial es cierto lo que dices de la bandeja de entrada de algunas personas parece creen que es algo especial tener tanto desorden lamentablemente soy aun victima de Hotmail me apegue a ese servicio aun no es malo te agradecería si nos hicieras uno a lo usuarios de HOT sobre todo por lo menos en mi caso aunque soy ordenado redirijo todos mis correos a uno y pues te imaginaras sobre todo por que no se si realmente existe las etiquitas en hotmail no lo he cacharreado 🙂

  • dchawk

    que mala ortografía mil disculpas el afán

  • Dantefc

    Bueno el tutorial.
    Queria preguntarles sobre el Gmail, de un tiempo para aca, tenia la sencacion de q algunas personas pareciera no hubiesen recibido mis emails y viceversa, esto es en algunas ocaciones; pero me confirmo un amigo quien me pregunto sobre un correo q el me habia mandando y porsupuesto no lo habia recibido nunca – ni siquiera en la carpeta de los spam-
    De hecho he leido en algun forum sobre este tema pero no le di importancia, ahora tengo miedo de usar esta cuenta para algo mas serio como por ejemplo: dar esta cuenta para una entrevista de trabajo o estudio etc, o para recibir una informacion o documento importante.

    Arturo, sabes algo de este problema? o alguien q lee este post y le ha sucedido algo parecido?

    No quisiera cambiar esta cuenta porq es la mejor q he usado en mucho tiempo, pero si de vez en cuando no me van a llegar los mensajes, sobretodo los importantes….

    Saludos y esta bueno el blog.

  • Hola.
    Gracias por el tutorial, la verdad no sabía como utilizar estas herramientas.

  • Álvaro Londoño

    Muy útil para los que aún no sabíamos como manejar este servicio y que todos los días nos veíamos con la incomodidad de tener un inbox lleno de todo. GRACIAS ARTURO

  • REINALDO

    GRACIAS DE VERDAD ACABO DE ORDENAR EL CAOS QUE TENIA EN MI CUENTA DE GOOGLE LA VERDAD NO SABIA COMO… GRACIAS.

  • Hola,

    ya he visto que usas IMAP, hay manera de sincronizar los filtros entre gmail y mail de mac, ¿por ejemplo?

    Saludos

    • Mail de mac lo hace automáticamente, pero no como filtros, sino como carpetas, debido a las limitaciones del programa.

  • Muy bueno el artículo me vino de perlas porque es justo lo que andaba buscando.

    Muchas gracias y un saludo.

  • Me ha ayudado mucho para etiquetar mis contactos y que no lleguen todos a la bandeja de entrada. Buen post, saludos.

  • Bernardita

    GRACIAS, GRACIAS!!!!!
    Me salvaste. Solamente hace una semana entré a la Universidad y ya tengo lleno de mails… no tenía idea de como poder archivarlos y organizarlos.
    Muchas gracias por esta super guía.
    Le diré a mis compañeros que visiten tu página porque como yo están muy perdidos en ese aspecto.
    =D

  • rocyop

    Muchas gracias, es lo que estaba buscando y fue muy clara la explicación

  • Luis

    Que tal,
    Estoy configurando la cuenta de gmail. Uno de mis problemas trata que estoy haciendo que hotmail ma envie todos los mail a la casilla de gmail. y de ahi quiero mandarlos a una etiqueta llamada HOTMAIL. Pero a la vez tengo mail de facebook que me llegan a HOTMAIL y esos los quiero mandar a la etiqueta FACEBOOK pero me termina haciendo una copia en HOTMAIL y otra en FACEBOOK. Yo para discriminar el mail cuando cree el filtro HOTMAIL agregue en la casilla “no contiene” los mails de facebook
    para que no los envie a la etiqueta HOTMAIL pero parece no estar funcionando

    Alguna idea?

    gracias!!!!

    saludos!!!

  • hernan F

    Muchas gracias, me fue muy útil la información, buen trabajo.

  • Mich

    Buenazo!!!