Top 4 (6) programas para ser más Productivo

Otro artículo más para la categoría de Productividad de este blog! Reivajss (felicidades por ser Top Commenter de esta página 🙂 ) me dejó un mensaje vía Pownce, proponiendome que mencionara las aplicaciones que utilizo más frecuentemente. Y es que, con la categoría de “Descarga del día”, las aplicaciones se siguen apilando y apilando, sin tener una manera de “amarrar” a todas.

Asimismo, Poco_lógico, otro frecuente amigo, lector, y comentarista de la página, dejó en claro que un artículo sobre aplicaciones de productividad, sería algo interesante de tratar.

 

Por eso es que decidí lanzar este Top 4 (que en realidad son 6), y los siguientes Top tantos que aparecerán en el futuro. En estos, veremos programas que, en efecto, utilizo constantemente a diario, para realizar las tareas dentro de dicha categoría.

Y qué mejor, que empezar con una de las más importantes, la de Productividad?

 

Bien, esto de la productividad es un tema que me interesa bastante, pues es impresionante cómo, con un poco de organización, podemos no sólo exprimirle algunas horas extra al día, sino que también, nos puede hacer sentir mejor y con más ganas de llevar tareas a cabo.

A quién le gusta realizar tareas o trabajos, cuando sabemos que hay un montón, que no están priorizados, y solamente pesan y pesan sobre nuestra cabeza, tanto así que al final preferimos, mejor, no hacer absolutamente nada? (huh? el nuevo tema de este blog? Err… eso no viene al caso…aparte, sí está en mi lista de quehaceres, sólo que con una prioridad “media”).

Antes de empezar con el listado de aplicaciones, sin embargo, les recomiendo que le den un vistazo a estos dos artículos que he escrito en el pasado:

Así que bueno, luego de la intro, es hora de pasar, pues, a las mejores aplicaciones para aumentar la Productividad. Verán que la mayoría son webapps, y al final, mencionaremos una que, bueno, centraliza todo el asunto, porque de nada sirve ir viendo programas individuales.

 

El artículo, después del salto.

1) Google Calendar

Que hace: Calendario que nos permitirá tener en cuenta las reuniones, trabajos y demás cosas que tenemos que realizar.

Nada más importante, que tener un calendario para poder apuntar exactamente todo lo que tenemos que hacer durante, bueno, todo el tiempo. Y qué mejor, que utilizar un calendario online, el cual podremos revisar y actualizar desde donde nos encontremos?

Google Calendar es ya un programa archi-conocido, y de todas las opciones disponibles, mi favorito. Por qué? Resumamos sus mejores características:

  • Facil de utilizar
  • Simple e intuitiva interfaz
  • Posibilidad de recibir notificaciones via celular, email, pop ups desde dentro de la página, etc.
  • Multiples calendarios fáciles de distinguir entre sí.
  • Facil de exportar a otras aplicaciones

 

Tener diferentes calendarios para los diferentes quehaceres y categorías de tareas es tan importante, como mantener un calendario actualizado. Es decir, como Google Calendar nos permite crear varios calendarios con diferentes colores, por qué no usar uno para quehaceres personales, otro para “cosas del trabajo”, otro para reuniones y fechas importantes? Y no nos olvidemos de la posibilidad de Google Calendar de compartir y editar simultáneamente el mismo calendario.

Si tenemos un proyecto colaborativo entre varias personas, pues podemos compartir un calendario específico sobre el asunto, y poner las fechas límite e ir añadiéndole quehaceres, para que todos puedan participar y utilizarlo.

Lo que si no me agrada mucho, es que no hay manera de sincronizarlo a “doble vía” con otras aplicaciones. Es decir, actualizar Google Calendar con una aplicación de escritorio, no es cosa fácil, si no conocemos las herramientas apropiadas…

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Opción Offline: …Pero si las conocemos, entonces todo queda perfecto. Y sí que la hemos visto: se llama Plaxo. Esta aplicación nos permite sincronizar Outlook 2003 / 2007 con Google Calendar, y cualquier actualización que hagamos en ambas, se verá reflejada en los dos.

 

 

 

2) Remember The Milk

Qué hace: Es un muy completo servicio web para nuestros quehaceres (ToDo)

Es una página web que nos permite añadir rápidamente nuestros quehaceres, y asignarles de igual veloz manera prioridades.

Quizás lo mejor que remember the milk nos ofrece, es que podemos actualizarlo desde donde sea. Hay maneras de utilizar Twitter, Launchy, Yahoo Widgets, iGoogle, Netvibes y otros programas, para actualizar

Y además, recientemente se incorporó Google Gears a Remember The Milk, lo que significa, que podremos acceder a la página web de Remember the Milk y hacer prácticamente todo lo necesario aún cuando estemos sin conexión. Y una vez conectados, se sincronizará automáticamente

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3)Evernote

 Que hace: Nos ayuda a tomar notas y organizar la información que recolectamos de la web.

Este es un programa que ya hemos visto y comentado hace más de un año, y desde ese entonces, ha ido evolucionando considerablemente.

Para definirlo, basta con decir. Evernote es como una tira de papel que no se acaba nunca.

La interfaz se divide basicamente en dos. En la columna derecha, tenemos a nuestra tira de papel, en donde podemos copiar y pegar basicamente todo lo que encontremos interesante y que podamos utilizar para una futura referencia. La columna izquierda, por otro lado, nos sirve para categorizar, definir y encontrar las notas escritas, porque al ser un papel “infinito”, es necesario, pues, poder encontrar los que buscamos, velozmente.

De todas las aplicaciones, esta es la que considero que sí debe ser instalada, no un webapp, simplemente, por el hecho que no he encontrado un webapp que pueda imitar la funcionalidad de este programa. Claro, tenemos opciones como Google Notebook o Scrapbook o yPen (o todas las alternativas que hemos visto ya en el pasado), pero ninguna puede tomar información de tantos lugares diferentes, como lo hace Evernote.

Y sí, la investigación es una parte importante, creo yo, de cualquier trabajo, pues nutrirse constantemente de información es esencial. Y Evernote, pues, ofrece la mejor manera de mantener todo esto organizado.

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4)Tres opciones para centralizar todo

 

Que hace: Nos permite ver, como página de inicio, algunas de las aplicaciones mencionadas.

Bien, llegamos al final del asunto. Interesante ver qué aplicaciones ayudan a mejorar la productividad, pero de nada sirve tener todo esto disperso, verdad? La idea, al final, es encontrar una forma de que estos servicios estén constantemente presentes. Porque de lo contrario, bien fácil es decir “meh, tengo flojera, no quiero hacer nada” y bueno, todos los servicios y programas, quedan olvidados.

Por lo tanto, con dos de las opciones mencionadas, que son páginas web, es imperativo utilizarlo como “página de inicio” de nuestro navegador. Es decir, que sea lo primero que veamos en el día, y durante todo el día, para así tener una idea clara de lo que falta por hacer, lo que ya hicimos, y lo que se viene.

Así que sin más, pasemos a hablar de ellas.

 

 

Netvibes

Netvibes es la más popular página de inicio, y con buen motivo. Casi todo se puede realizar desde Netvibes.

Gracias a la enorme cantidad de Widgets que tiene, podemos añadir todo tipo de módulos al asunto.

Por ejemplo, yo tengo el Netvibes configurado de la siguiente manera:

  • En la página principal, llamada “General”, Tengo un pequeño modulo ToDo, junto con uno que me muestra Twitter, el calendario, mi almacenamiento en Box.net, y la agenda de los trabajos pendientes y demás. También, está un module de Remember the Milk, el cual me informa los ToDos pendientes.
  • Otro Tab dentro de Netvibes, se encarga de mostrarme todas las cuentas de Gmail en un simple vistazo, para saber cuales tienen mis más importantes mensajes que deben ser respondidos inmediatamente. Asimismo, este también me muestra mis bookmarks de Delicious, por si dejé alguno en la categoría “2read” pendiente.
  • Otro tab, se encarga de mi RSS, con los feeds más importantes (aunque la mayor parte de lectura de feeds, lo llevo a cabo en Google Reader).
  • Tengo también un tab de Media, que me permite ver videos de Youtube recientes, así como escuchar los últimos Podcasts, y demás.

Como pueden ver, la flexibilidad que ofrece Netvibes gracias a la cantidad de modules existentes hace que más que una página de inicio, casi se vuelva la única página que tenemos que revisar frecuentemente, pues nos puede mostrar casi todo lo necesario, dentro de su interfaz. Es una gran ayuda a la productividad, pues desde aquí, puedo revisar todo lo necesario.

Lo que sí extraño, es una buena integración con Google Calendar, lo que me obliga a usar una aplicación más.

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iGoogle

iGoogle es la “otra” opción a tener una página de inicio, y ya depende de gustos, realmente. iGoogle nos ofrece algo que Netvibes no, y es una mucho más estable integración con sus propios servicios (como era obvio). Es decir, existe un “gadget” de Google Calendar que es recontra útil y funcional. También encontraremos un gadget de Remember the Milk que es mas estable que el disponible para Netvibes.

Además, existe también una gran cantidad de gadgets creados por usuarios que básicamente, nos puede llegar a ofrecer la misma calidad que Netvibes tiene.

Sin embargo, una característica que me atrajo mucho y está haciendo que lo frecuente, es la posibilidad de exportar e importar tabs enteros. Es decir, nosotros podemos crear una “página” en iGoogle, y podemos compartirla con el resto de personas, para que nadie tenga que estar buscando esto por su cuenta.

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En fin, es cuestión de que le den un vistazo a los dos, y decidan por cual se quedan. Si utilizan más los servicios de Google, quizás les guste más iGoogle. Si quieren encontrar una ya robusta página de inicio, utilicen Netvibes.

 

 

Algun “Sidebar”

Hace algun tiempo hicimos una comparativa entre tres de los populares servicios de Sidebars, y, a pesar de que muchos estén en desacuerdo, es una gran manera de aumentar la productividad.

Por qué? porque a través de ellos, podemos ver, en el escritorio y de manera ordenada, toda la información vital, información a la que debemos acceder lo más pronto posible. Y widgets, gadgets, o como quieran llamarlo, pueden estar presentes directamente en nuestro escritorio, con cualquiera de estas tres opciones.

En el artículo que pueden leer a continuación, mencionamos 3: el Vista Sidebar, Google Desktop, y Yahoo Widgets. El asunto, es que deben ver cual se les acomoda mejor.

Para usuarios de Vista, utilizar el Vista Sidebar con Amnesty Generator puede ser una genial opción, pues nos permite utilizar los Google Gadgets de iGoogle con el sidebar. Es decir, acceso a los miles de widgets ya disponibles (porque los que microsoft ha hecho hasta el momento, son pésimos). Para Windows XP, Google Desktop es genial, pues al ser creado por Google, la integración con sus servicios es inigualable.

Pero en fin, es cuestión de ver las fortalezas y debilidades de cada uno, y elegir.

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