Notion: La nueva alternativa a Evernote y OneNote

Desde hace algunos meses, he estado utilizando Notion para tomar apuntes y organizar mi información. Hace poco más de un año, migré todas mis notas e información a OneNote, tras vez la falta de dirección y poca innovación de Evernote. OneNote, hasta ahora, ha cumplido su rol bastante bien, pero la app se siente pesada – sobre todo en móviles – y la falta de estructura a la hora de tomar apuntes (que a muchos le encanta, pero a mi me parece algo desordenado).

Para qué sirven apps como Notion, Evernote o OneNote?

Lo hermoso de este tipo de herramientas, es que son sumamente versátiles. Esto puede ser un poco intimidante al inicio, pero podemos usar herramientas básicas y poco a poco ir extendiendo nuestro uso. En esencia, Notion nos permite crear bases de datos – como los “cuadernos” o “listas” de Evernote – que luego llenamos de “Blocks” o bloques.

El poder de Notion reside en la simplicidad del proceso. Cuando creamos una cuenta – la gratuita permite archivos adjuntos de hasta 5 MBs – tenemos un “Workspace” o espacio de trabajo. Este espacio de trabajo puede ser llenado de “Páginas” que pueden ser tan sencillas como una lista de quehaceres, a completos Wikis, planes de viaje, una tabla Kanban a lo Trello, una hoja de cálculo para gastos, y mucho, mucho más.

La mejor manera de organizar Notion es crear una página principal que servirá como Directorio Principal, y luego crear sub-páginas que pueden tener todo tipo de contenido. Cada vez que viajo, por ejemplo, creo una página principal del viaje, y luego tengo sub-páginas que contienen archivos adjuntos como los boarding passes, la reserva de hotel, la carta de invitación e itinerario si se trata de un viaje de negocios, toda la información pertinente a este viaje.

Esto lo hago desde Evernote y también lo hacía en OneNote, pero la velocidad y simplicidad de Notion me permite crear todo dentro de Notion. Por ejemplo, si tengo que crear un artículo o una suerte de guión para el video, antes solía saltar entre 2 o 3 servicios diferentes, como Microsoft ToDo, Trello, OneNote. En los eventos más recientes o proyectos nuevos, todo ocurre en Notion. Como tiene un poderoso editor de texto, es posible hacer blog posts completos en Notion, incluyendo la posibilidad de incluir contenido de populares servicios como YouTube y otros.

La simplicidad: la clave de Notion

Recalco nuevamente en la simplicidad de la herramienta como motivo fundamental de mi transición a esta herramienta. Todo funciona a través deexcelentes atajos de teclado; el editor reconoce Markdown, así que todo es intuitivo y muy fácil de utilizar. Oh, y mencioné que la herramienta es colaborativa?Todo funciona en tiempo real

El Plan Gratuito de Notion cubre muchas de las necesidades de la gran mayoría de personas, dándonos acceso a hasta 1,000 “bloques” – elementos que componen una página. Además, tenemos un límite de 5 MBs por archivo y no tenemos un “history” o historial de las modificaciones. Considérenlo más como un trial para probar y conocer Notion, pues yo recomiendo que se vayan por el plan personal, que quita estos límites en peso de archivo y bloques.

Notion ya se encuentra en todos lados, como Windows, Mac, Android, iPhones y la Web, así que tenemos fácil acceso a la información. Donde Notion está por debajo de Evernote o OneNote, es en el soporte offline. No tenemos un verdadero “modo offline” que sea muy útil, pues tenemos que mantener las páginas que queremos editar activas. Esto se debe al énfasis colaborativo que tiene la app a diferencia de estas otras dos – pensadas más para individuos . Notion ha prometido mejorar el soporte online pero, si suelen encontrarse sin una conexión a Internet frecuente, yo recomendaría optar por OneNote.