Web Worker Daily tiene geniales tips que nos ayudarán bastante, si es que día a día, pasamos demasiado tiempo frente a nuestra casilla de correo, leyendo, respondiendo, o simplemente, con los ojos fijos sin saber que hacer entre toneladas de mails.

Entre los tips más interesantes, tenemos:

La regla de los 2 minutos: Si nos toma menos de 2 minutos responder a un mail, hacerlo de inmediato. La mayoría de mails sólo requieren una o dos oraciones para responder, así que qué mejor que hacerlo inmediatamente. Si tomará más tiempo, ponerle la etiqueta de “@reply” o “@responder”, para que le demos una respuesta luego.

Etiquetar y archivar. Una de las bellezas de Gmail, es que no hay necesidad de archivar las cosas en un complicada jerarquía de folders y subfolders. El tiempo que nos toma archivar es mínimo. Basta con ponerle una etiqueta al correo, y luego archivarlo. Después de todo, siempre podemos usar el veloz buscador para encontrarlo luego.

Filtros. Tengo configurados una docena de filtros – esta es probablemente la mejor característica de Gmail. Por ejemplo, todos los comentarios y pingbacks de mi blog van al folder @responder directamente, para no llenar el inbox. Lo mismo con notificaciones de Google Calendar.

@responder (@reply). Ajustar un momento del día para ver toda la categoría @responder. De preferencia, responder durante ese mismo dia, y la gente estará contenta. Por supuesto, si no quieren responder, simplemente eliminarlo, antes de si quiera etiquetarlo como tal.

Pueden ver el resto en Web Worker Daily

 

Creo que básicamente, la ideología a seguir es bastante simple. La idea, es utilizar frecuentemente las etiquetas y filtros, pues ver un inbox con millones de mensajes puede resultar frustrante y confuso. Asignarle prioridad a los mensajes, es también bastante valioso, pues de esta manera podemos distinguir qué mensajes debemos responder inmediatamente, y cuales no.