Firma documentos online con Hello Sign

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En los tiempos que correos cada vez tenemos menos tiempo para hacer las cosas, por eso ahora muchas veces se acostumbra a trabajar todo online, ya sea por correo, mensajería o sistemas de trabajos como Trello. Ahora es mucho más común que trabajes con algún proveedor por teléfono o internet y te envíen los contratos a tu correo.

firma

Lo malo que uno tiene que recibirlo, buscar una impresora donde imprimirlo, escanearlo (o tomar una foto) y volverlo a enviar ya firmado. Pues bien, ahora existen servicios webs que te ayudan con todo ese trabajo, en este caso se llama Hello Sign.

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Ya habíamos escrito antes sobre Hello Sign, su aplicación para el iPhone, su integración con Gmail y hasta Google Drive, pero ahora que tuve la necesidad de usarlo, pude ver mejor las funciones de la web.

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Para usarlo simplemente debemos crearnos una cuenta, la cuenta gratuita nos permite firmar hasta 3 documentos al mes, si queremos conseguir más debemos invitar a amigos para que nos den más firmas.

opciones de firma

Par empezar debemos grabar nuestra firma, podemos usar una tableta digital para hacerlo, si tienen un iPhone pueden hacerlo allí mismo, aunque también existe la opción de escribir nuestra firma, cosa que es muy cómodo pero quizás pocos la usen.

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Luego de crear la cuenta, podemos subir el o los documentos que necesitamos firmar,  así vamos a poder agregar nuestra firma en cualquier documento, luego se guardamos el documento con nuestra firma y listo, ya podemos o enviárselo al destinatario por correo o descargarlo y enviarlo uno mismo.

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El servicio es muy sencillo y es una buena opción para salir del apuro, como decía lo único malo es que solo te dejan firmar hasta 3 documentos al mes, pero si invitas a tus amigos puedes recibir más firmas.

Visita: Hello Sign

También puedes usarlo desde el iPhone, iPad o Google Drive.

Box Notes, sistema para trabajar documentos de manera colaborativa

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Muchos de los que usamos Google Drive lo hacemos por las opciones colaborativas que tiene, es una buena forma de trabajar un documento con nuestros demás colaboradores, de manera sencilla. Es por eso que ahora salen más servicios con dicha característica.

Ahora la empresa desarrolladora de Box.com presenta un servicio llamado Box Notes, se trata de un sistema para trabajar documentos de manera colaborativa. Gracias a Box Notes vamos a poder hacer nuestros comentarios en una parte específica de un documento, también compartirlos gracias a un link que nos brindan.

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Algo que me gustó mucho, es que tendrá un historial de los comentarios (quién creo, edito o borro) al estilo lo tenía Google Wave, así vamos a poder saber quién hizo modificaciones al documento.

Las opciones de Box Notes no estarán visibles todo el tiempo, para que aparezcan tendremos que seleccionar una parte del texto, así vamos a poder compartir o crear una nota.

Por ahora Box Notes se encuentra en fase Beta, para usarlo debemos pedir un permiso a Box.com, se encuentran trabajando en versiones para móviles y compatibilidades con los documentos pero es una interesante forma de trabajar de manera colaborativa con nuestros compañeros.

Visita: Box Notes

 

Google Drive sincroniza tus archivos de manera automática para editarlos sin conexión

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Google Drive ahora nos permite sincronizar nuestros archivos para así poder editarlos sin necesidad de estar conectados a internet. El sistema funciona para documentos, hojas de cálculo y presentaciones, todo de forma automática. El servicio no está disponible para todos aún, pero se espera que durante los próximos días todo el mundo pueda hacerlo. También se podrá crear y editar dibujos sin estar conectados a internet.

Para poder usar el servicio, debemos tener activado el modo accceso sin conexión que lo puedes hacer desde la configuración de Google Drive. Para poder usar el acceso sin conexión debemos hacerlo a través de Google Chrome.

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Google recomienda activar está opción solo en computadoras personales o del trabajo, no hacerlo en computadoras donde varias personas tienen acceso o de un cibercafé por ejemplo. También hay que tener en cuenta que si activamos la opción de trabajar sin conexión, todos los archivos que tengamos en Google Drive se descargarán en la computadora y usará espacio de ella, si tienes poco espacio, no es recomendable activarlo.

Gracias a está nueva opción, vamos a poder editar solo algunos tipos documentos que tengamos en Google Drive.  Vamos a poder ver y editar archivos en PDF, archivos de Office hasta las imágenes que tengamos en Google Drive. Todos los cambios que hagamos se sincronizarán automáticamente cuando tengamos conexión a internet.

Vía

Sincroniza los archivos que te envían a tu correo con Google Drive

Si reciben muchos documentos, imágenes, archivos en general a su correo y quieren tenerlos en su cuenta de Google Drive, ahora podrán hacerlo gracias a Insync.

Se trata de una aplicación web que al instalarla les crea en su correo de Gmail una etiqueta llamada @Drive, si se envían un archivo a su correo y quieren guardarlo en su cuenta de Google Drive, simplemente le agregamos la etiqueta @Drive  y el archivo se subirá a tu cuenta de Google Drive.

A continuación pueden ver un video sobre como funciona:

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InSync es una excelente idea para los que trabajan mucho en la nube y es que tener todos nuestros archivos subidos ahí nos da un poco más de seguridad por si algún día tienes algún percance.

InSync también está trabajando para integrarse con Dropbox, todavía no está disponible (hasta Agosto) pero también sería una interesante opción.

Visita: InSync

 

 

 

Ebook Database, metabuscador de documentos en diversos formatos

En la mañana hice un post donde explicaba como buscar en Google por tipo de archivo en particular, pero ahora existe otra alternativa mucho más sencilla, se llama Ebook Database y es un metabuscador de archivos, puedes buscar archivos de Word, Excel, Powerpoint hasta PDF,  funciona muy bien y es muy sencillo de usar.

Vas a poder visualizar el contenido antes de bajarlo y puedes embeber el documento en tu web si lo deseas, ya que te brindan un código para hacerlo.

En total indexa 100 millones de documentos y te los busca en todas partes, entre blogs, foros, RSS para poder mostrar sus resultados. Puedes ordenar los archivos por fecha o tamaño haciendolo más sencillo a la hora de buscar algo.

Visita: Ebook Database

Vía