La evolución de Trello y Excel?

AirTable

Durante estas últimas semanas, he estado probando a AirTable como un reemplazo a Trello. Desde que descubrí a Trello en el 2012, se ha convertido en una herramienta esencial y fija en mi flujo de trabajo diario. Ahí es donde empieza la investigación para cada reseña o artículo destacado. Y ahí es donde inicialmente “caen” las ideas de los posibles y futuros posts (incluyendo sus recomendaciones de artículos). Pero no sólo eso, Trello también me sirve para organizar, por ejemplo, qué películas deseo ver (mi Watchlist), qué juegos comprar, qué proyectos futuros avanzar. Es, definitivamente, una herramienta a la cual deben darle al menos una oportunidad.

Pero para ciertas cosas, Trello mostraba algunas limitaciones. Recientemente empecé la cacería por una nueva TV, por ejemplo, y quise recopilar información y ofertas de diferentes fuentes. Trello funciona para ello, pero la manera en la que muestra información es limitada y no muy clara.

Buscando alternativas, me topé con AirTable, una herramienta Web (y que cuenta con aplicaciones para iOS / Android) que combina la facilidad de uso de Trello, con el poder y versatilidad que nos dan las Bases de Datos. Imagínense a AirTable como un Excel adaptado para poder ser editado y visto bien en móviles, y tendrán una buena idea del concepto detrás del servicio.

La verdadera fuerza de AirTable está detrás de la versatilidad que tenemos para organizar la información. El contenido se divide en:

  • Bases: Las diferentes Bases de Datos que podemos tener. Aquí es donde creamos, por ejemplo, una “Base” de “Guía de Compras para TV”, como ejemplo.
  • Tablas: Al igual que en Excel, cada Base puede tener diferentes tablas. Si están tratando de organizar un viaje, por ejemplo, pueden tener una tabla sobre pasajes de avión, otra de hoteles, y otra de posibles actividades.
  • Fields: Los “Fields” o Campos son las columnas. A diferencia de una base de datos como Excel, las columnas pueden cumplir diferentes roles, como archivos adjuntos, un “check box” para quehaceres, largos campos de texto (que se muestran cortados para mantener el orden, y mucho más) Aquí está la verdadera fortaleza de AirTable frente a una hoja de cálculo. La versatilidad que nos da AirTable para añadir todo tipo de información en cada columna, hace de la organización de información algo sencillo.
  • Records. Los records son cada una de las entradas o “celdas” de AirTable. Esto hay que tenerlo en cuenta, porque el servicio nos limita a 1,200 records por base en la cuenta gratuita. En la mayoría de casos, es mucho más que suficiente.

AirTable

Una vez que entendemos la estructura de AirTable, es donde comienza la diversión. Lo que hace a AirTable superior a Excel para organizar data en una tabla, es que la información se puede visualizar bien en un smartphone. Si han probado Excel en un teléfono, sabrán lo terrible que es navegar por una hoja de cálculo o tabla en un espacio tan limitado como lo es una pantalla de smartphone. En AirTable, la información se adecua de manera elegante cuando la visualizamos en un teléfono, haciendo que ver y editar nuestras tablas cuando estamos en nuestro smartphone sea algo sencillo y rápido.

Un ejemplo claro de ello? Si están buscando un nuevo departamento. Pueden crear una base en AirTable llamada “Departamentos”, donde el primer “field” o columna estará poblado por la dirección, el segundo por el precio, el tercero por un potencial puntaje (para ver si vale la pena o no) y luego el distrito. Pero pueden reservar una columna o field adicional para ingresar fotos o imágenes, y una más para comentarios u anotaciones cuando visiten el lugar. Esto les ayudará tremendamente a la hora de tomar una decisión, porque podrán tener toda la info a la mano.

 

Cabe mencionar también que AirTable es una herramienta colaborativa,  por lo que pueden darle acceso a más personas a dicha tabla y mantener  una “base grupal”. Esto es perfecto si están organizando un proyecto, por ejemplo. O desean mantener una lista de “películas por ver” o algo por el estilo. O de repente quieren mantener una lista o base de datos de restaurantes que han visitado, que planean visitar, o más? AirTable puede servir para ello.

airtable

No piensen en AirTable como una hoja de cálculo, sino más bien, como en una sencilla y útil base de datos que nos ayudará a organizar todo tipo de información. Puede ser la herramienta perfecta para organizar reuniones, para realizar listas de quehaceres grupales, para organizar un equipo editorial para un blog, para salir a buscar hogares, televisores, o automóviles, y mucho, mucho, mucho más.

AirTable es gratis, pero nos limitará a 1,200 entradas por base. Eso sí, tenemos bases ilimitadas y la posibilidad de “linkear” bases entre sí. Si desean aumentar la cantidad de entradas por base, existen planes desde los $12 por mes. Y tenemos una aplicación para iPhone bastante completa disponible en el App Store, pero la aplicación de Android se encuentra aún en Beta (aunque registrarse para usarla y descargarla no les tomará ni un minuto).

Si están buscando un reemplazo a Trello que ofrezca mayor libertad a la hora de organizar la información, o si simplemente están buscando una herramienta que les ayude a organizarse, que les ayude a organizar ideas y proyectos, prueben AirTable

 

 

  • claudio cesar Vargas

    Seria interesante una integracion entre trello y airtable.