Tip: Abrumados por una bandeja demasiado llena? Este simple Tip los ayudará a tomar el control! [Gmail]

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El gran problema del email, es que si no tenemos un riguroso control diario, probablemente terminemos ahogados en un mar de emails. Peor aún cuando mantienen múltiples cuentas.

La mejor manera de mantener el control, entonces, es tomar acción inmediatamente sobre los correos que recibimos. Lo archivamos? Respondemos inmediatamente? Es una respuesta que tardará demasiado, así que mejor lo guardamos para después? Este tipo de acción inmediata es prácticamente necesaria si queremos mantener un control sobre nuestro email.

Pero qué sucede si queremos aplicar estos cambios, pero nos encontramos con miles de correos pendientes? El mejor curso de acción, en estos casos, es el de archivar los correos antiguos.

Estamos en el año 2013. Si no hemos respondido los correos del 2012 hasta ahora, o se nos escaparon varios sin leer, probablemente nunca lo hagamos, verdad? Pero tampoco queremos correr el riesgo de perderlos. Archivarlos, por lo tanto, es la mejor solución.

Desde su concepción, Gmail nació bajo la idea de no tener que eliminar un correo nunca más, adoptando la idea de archivar -es decir, desaparecer el correo de la vista, sin eliminarlo para que podamos buscarlo y encontrarlo en un futuro – como una de las acciones principales.

 

Cómo?

Utilizando los comandos de búsqueda en la barra que tenemos encima de los email, podemos encontrar exactamente lo que buscamos.

Partiendo desde el principio de que probablemente no vayamos a hacer nada con los correos del 2012, ahora que hemos arrancado un nuevo año, pero tampoco queremos perderlos, nuestra acción será, por lo tanto, archivar correos del 2012, hacia atrás.

Para ello, escribimos o copiamos lo siguiente en Gmail: before:2012/12/31 in:inbox

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Esto hará que Gmail filtre entre todos nuestros correos, bajo todas nuestras etiquetas, los emails que son del 31 de diciembre del 2012, hacia atrás.

Una vez hecha la búsqueda, clickeamos sobre el recuadro de selección y elegimos “All” o Todos. Pero esto no es suficiente

 

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Lo que tenemos que hacer ahora, es asegurarnos que la selección abarque no sólo los correos mostrados, sino todos los que funcionan bajo ese criterio, así que clickean en donde se muestra en la imagen:

 

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Finalmente, le damos click al botón de “Archivar”, que sacará a los emails en cuestión de nuestra vista, pero que seguirán bajo “Todos los Correos” en Gmail.

 

Y listo! Año Nuevo, Inbox Cero! Una rápida y sencilla manera de empezar el año con una nueva filosofía para administrar nuestro tiempo con los emails.  No sería mala idea empezar, también, a aplicar la metodología GTD, o Getting Things Done

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Comments

  1. mcamachoz says:

    O esperamos bandeja en Mailbox …
    (hay medio millan delante mio)