A veces, me sorprende ver la bandeja de entrada de algunos conocidos. No es poco común encontrar un Inbox con absolutamente todos los mensajes recibidos hasta ese entonces, siguiendo eternamente en un millón de páginas. Tampoco es inusual, ver casillas "casi" vacías, pero cuando entramos a "Todos", nos damos cuenta de la similitud a un closet que ha sido llenado hasta más no poder, y está esperando que alguien se aventure a abrirlo para tirarle todas las cosas encima.

Por eso, se me ocurrió que no sería mala idea darle un vistazo a dos funciones de Gmail que deberían ser parte integral de nuestro uso cotidiano del mismo. De hecho, en realidad son las dos principales razones por las cuales lo prefiero al resto de clientes web: El archivado de mensajes, y los filtros y etiquetas.

Nota: Para que los atajos de teclado que se mencionan en el artículo  funcionen, tienen que activar la opción en las preferencias de Gmail. Vayan a configuración, y luego activen las configuraciones de teclas:

Quieren conocerlas todas? Denle un vistazo a este link 

Archivado de mensajes

Empecemos por lo básico. Es una función bastante simple. Basta con presionar "Archivar" en el menú:

Para que Gmail deje de mostrarlo en el Inbox, y lo muestre en "Todos".

Para qué: Porque una de las cosas más anti-producentes, es tener una bandeja de correo llena. No se sienten un poco "cargados", cuando ven que tienen todavía 300 emails por leer?

Imagínense el Inbox como un espacio físico real, como un cuarto. Ahora, imaginen que está lleno de papeles por todos lados, de mensajes que hemos leído y que no. No preferirían meter todo esto en un cajón, o un archivador, y mantener el cuarto ordenado? Esa es la idea detrás del archivado. Es mucho más placentero ver una bandeja de entrada de correo casi vacía, que verla llena de correos leídos.

Por ello, es importante crearnos un hábito: Decidir, en el instante, qué hacer con ese correo que acabamos de leer. Lo eliminamos? Lo vamos a responder (ahora, más tarde)? Lo guardamos?. 

Si lo vamos a eliminar, pues en buena hora. Muevan su mouse hacia ese botón de "Suprimir", y listo. O más fácil todavía, presionen Shift-3 (Option 3 en OS X), y adiós mensaje.

Lo quieren guardar para futuro uso? Aquí es donde el archivar entra en acción. Presionen el botón, o nuevamente recurran a los atajos y presionen "y", para que desaparezca del inbox, y quede guardado en "Todos".

Quieren agregarle una estrella? Basta con presionar "S" en el teclado, que es una manera rápida de destacar mensajes.

Filtros y Etiquetas

Claro, mantener la bandeja de Recibidos limpia se ve bien y todo, pero tampoco queremos que, cuando veamos el archivo, sea básicamente lo mismo que acabamos de limpiar, no? Es como ocultar la tierra debajo de la alfombra.

Y aquí es donde los filtros y etiquetas entran en acción. Para qué? De esta forma, podremos categorizar nuestros correos de acuerdo a la persona que lo envía, o lo que contenga el mensaje, y muchas otras cosas más.

Ejemplo: Digamos que se han suscrito al boletín de noticias de esta página, y otras más, para recibir las noticias (como este artículo) una vez al día. Sin embargo (malditos sean!) estos intrusivos boletines se están apoderando de la bandeja de entrada, quizás porque no tuvimos tiempo de leerlos, o nos fuimos de vacaciones.

Pues bien, con los filtros, podemos indicarle a estos boletines que se vayan a su propia etiqueta (una llamada "boletines", por ejemplo), y que ni aparezcan en bandeja de entrada. Ya si queremos leerlos, pues nos dirigimos a la etiqueta en sí.

Y aparte de esto, podemos usarlo para definir, por ejemplo, cuando nos llegan mails de esa "persona especial", etiquetarlo de un color específico, ponerle una etiqueta especial, y más.

Como pueden ver, usando una mezcla de filtros, etiquetas y archivado, tendremos un correo mucho más ordenado y fluido.

Pero bueno, pasemos al paso a paso:

Paso 1: Creando la etiqueta

Primero, vamos a definir lo que vamos a crear. En este ejemplo, me he mandado yo mismo un mail a otra cuenta, y definiremos que cada mail que llegue de esta persona, tenga su propia etiqueta y se saltee la bandeja de entrada. Asi que lo primero que haremos, es ir a configuración / Etiquetas

Como son mails míos, y supuestamente se tiene una continua correspondencia con esta persona, le daremos, pues, el nombre de arturogoga a la etiqueta.

Paso 2: Crear el filtro

Ahora, definiremos cómo hacer para que los correos que vengan de "Arturo Goga", vayan a parar a la etiqueta "arturogoga" y se salteen la bandeja de entrada.

Así que, vamos a Filtros / Crear un filtro nuevo

Como pueden ver en la foto (click para agrandar), podemos añadir bastantes variables para encontrar los mensajes que queremos etiquetar. Este caso, al ser sólamente para explicar lo básico, solamente utiliza el "De:". Aqui, ponemos Arturo Goga, y click en siguiente.

Aquí activaremos dos opciones: "Omitir Recibidos" (que hará que se saltee el inbox), y "Aplicar la etiqueta", eligiendo, de la lista, la etiqueta que creamos en el paso uno. Si ya tienen mensajes que se aplican a esta categoría, no se olviden ponerle check a la opción al lado de "Crear un Filtro" (llamada: aplicar también filtro a las x conversaciones a continuación".

En la parte inferior de esta ventana, podrán ver si el filtro está funcionando o no. Si aparecen más mensajes de los que deseamos, o no aparece ninguno, tendremos que cambiar algunas opciones en el paso anterior (click en atrás).

Si, todo está conforme, le damos click a "Crear un Filtro", y listo! Verán que ahora los mails enviados por "Arturo Goga" ya no aparecen en el inbox, sino en la etiqueta de la barra lateral:

Otro tipo de Filtros

Un último ejemplo. Si queremos crear ese filtro para etiquetar los boletines que nos llegan, tendríamos que, primero, crear una etiqueta llamada "Boletines".

Luego, en Filtros / Crear un Filtro, crear un filtro con:

DE: arturogoga - tecnologia para todos

Y luego, crear otro filtro más, para el resto de boletines, y que todos los etiquete con "Boletines".

Conclusion

Como pueden ver, usar filtros, etiquetas, y la función de archivado de Gmail son poderosas herramientas, fáciles de usar, que aliviarán bastante nuestra batalla diaria por mantener un inbox limpio, ordenado.

Y juntando esto con el poderoso motor de búsqueda de Gmail, nos aseguramos que podremos encontrar cualquier correo que necesitemos, en un santiamén.

Si tienen alguna otra duda con Gmail, o les gustaría ver alguna otra función explicada a fondo, no duden en dejarlo en los comentarios.